Administrative Coordinator / Bookkeeper

📍 Remoto | Tiempo completo | Latinoamérica

🌟 Sobre la Posición

Estamos buscando un/a Administrative Assistant / Bookkeeper altamente organizado/a, orientado/a al detalle y cómodo/a gestionando tanto tareas financieras como flujos operativos. Serás clave en asegurar que nuestros contratos, facturación y gestión de proveedores se lleven a cabo de manera ágil y eficiente.

Importante:

• Solo se considerarán candidatos que residan en Latinoamérica.
• El CV debe enviarse en inglés.
• (Opcional) Se recomienda incluir un video Loom como presentación profesional; quienes lo envíen tendrán prioridad.

🛠 Lo Que Harás

Bookkeeping & Finanzas

• Crear y gestionar facturas de clientes en QuickBooks Online (QBO) siguiendo plantillas, categorías de ingresos y reglas fiscales.
• Enviar facturas vía Plooto o Stripe, aplicando términos de pago correctos.
• Configurar y mantener acuerdos de proveedores en PandaDoc, garantizando el seguimiento adecuado de costos.
• Conciliar pagos mensuales, rastrear depósitos y apoyar en los reportes anuales.

Operaciones Administrativas

• Redactar y gestionar contratos en Airtable y PandaDoc con información precisa de clientes/proveedores/eventos.
• Investigar y contratar nuevos proveedores; coordinar llamadas de introducción con guion estándar y recopilar materiales requeridos.
• Crear presentaciones profesionales en PowerPoint utilizando plantillas corporativas.
• Subir y editar videos en YouTube para uso interno (ej. demos de proveedores).

Soporte Logístico

• Supervisar el envío de kits, regalos y materiales para eventos.
• Coordinar mensajerías, gestionar tiempos de entrega y controlar inventario.

✅ Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en contabilidad y coordinación administrativa.
• Conocimiento sólido en QBO, Airtable, PandaDoc y PowerPoint.
• Gran atención al detalle y capacidad de organizar contratos, facturas y cronogramas.
• Habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Actitud proactiva, autónoma y capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno remoto.

💰 Compensación

• Salario: $1,500 – $1,800 USD/mes
• Zona horaria: USA Time Zone