Overview:

We are looking for a detail-oriented and resourceful Executive Assistant to deliver dedicated support to our firm's two Partners, with occasional assistance to the wider team. This role emphasizes skilled management of calendars, travel coordination—including flights, hotels, and rental cars—and support with compiling and entering meeting notes as well as ad hoc research projects. Your organizational skills will ensure smooth daily operations and enable the Partners and team to focus on strategic priorities.

If this excites you, don’t wait—submit your application today!

Key Responsibilities

Calendar Management

•  Maintain and prioritize dynamic calendars for the firm’s two Partners.
•  Schedule meetings, coordinate appointments, resolve scheduling conflicts, and confirm in-person meetings.
•  Proficiency in booking across multiple time zones.

Travel Coordination

• Plan and book travel for the Partners, including flight reservations, hotel bookings, and rental car arrangements, etc., using online sites and accounts.
• Handling last-minute changes, cancellations, and troubleshooting travel logistics.

Meeting Notes & Ad Hoc Research Projects

• Compile and accurately enter meeting notes for the Partners.
• Undertake ad hoc research projects as requested, summarizing findings and preparing relevant materials for review.
• Ensure timely completion and delivery of documentation and research results.

Team Support

•  Occasional administrative assistance to other team members, such as scheduling meetings, occasional travel, or supporting internal initiatives.

Desired Traits & Qualifications

• 2–3 years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or similar support role.
• Exceptional organizational, written, and verbal communication skills; Advanced English proficiency (C1-C2).
• Tech-savvy with Google Workspace, Outlook, and project management tools. Other tools: Copilot, Vimcal, Sanebox, DealCloud 
•  Highly proactive, adaptable, and detail-focused; thrives without constant supervision.
• Exercises discretion and professionalism at all times.
• Comfortable in a growth-oriented environment where initiative and ownership are expected.
• Reliable work-from-home setup with a stable internet connection and personal computer.

Why Join Us?

• Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
• Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
• Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
• Access to a private health care contribution through our benefit partners.
• Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.

If you’re an experienced Executive Assistant looking for a remote, full-time opportunity where your organizational skills, initiative, and values can truly make an impact, we’d love to hear from you.

Apply today! 

Overview

We are seeking a highly organized, detail-driven Sales Coordinator to support a high-performing sales organization within a fast-moving U.S.-based consulting environment. This role is not a sales position—instead, it is a behind-the-scenes operational and administrative role designed to empower the sales team, optimize efficiency, and ensure data accuracy across core systems.

The Sales Coordinator will act as a task-master, process steward, and CRM champion, working closely with Managing Partners and members of the sales team to manage pipeline administration, maintain clean and accurate Salesforce data, coordinate internal activities, and ensure client and candidate documentation flows smoothly through the lifecycle.

This is an ideal opportunity for someone who thrives in a structured, analytical, and service-oriented environment where precision, follow-through, and ownership are essential.

If this aligns with your strengths, we’d love to hear from you.

Key Responsibilities

CRM & Data Management

• Maintain data accuracy and integrity within Salesforce, including accounts, contacts, opportunities, metrics, notes, and documentation.
• Generate and manage Salesforce reports and dashboards to support visibility, forecasting, and team prioritization.
• Perform routine data audits to ensure all required fields, updates, and compliance items are complete.

Sales Operations Support

• Support the sales team in corporate processes, task prioritization, and workflow organization to help drive revenue growth.
• Coordinate account planning activities and keep documentation aligned with sales priorities.
• Step in to support metric management, sales initiatives, and event coordination as requested by Managing Partners.

Internal Coordination

• Schedule and coordinate internal meetings, team huddles, and planning sessions, ensuring agendas and materials are prepared in advance.
• Track and maintain action items, deadlines, and follow-ups to keep the sales organization running smoothly.

Client & Candidate Lifecycle Support

• Serve as a coordination point for activities related to requisitions, interviews, placements, onboarding, and off-boarding.
• Work closely with vendor partners, VMS platforms, and account teams to ensure operational compliance and timely updates.
• Manage ATS activities, including candidate submissions, interview preparation materials, documentation tracking, and launch logistics for new placements.

Administrative & Reporting Tasks

• Perform structured data entry and documentation management across sales, ATS, and CRM systems.
• Prepare reports, summaries, and updates to support sales leadership visibility and decision-making.

Desired Traits & Qualifications

• 2+ years of experience in sales support, administrative coordination, CRM management, or similar operational roles.
• Strong proficiency with Salesforce (required) and familiarity with ATS tools, spreadsheets, and reporting dashboards.
• Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple moving parts and prioritize effectively.
• Highly dependable, detail-oriented, and consistent with follow-through.
• Strong written and verbal communication skills.
• A proactive, resourceful mindset, comfortable taking ownership of tasks without needing constant guidance.
• Ability to work full-time (40 hours per week), Monday–Friday, aligned with U.S. CST/EST business hours.
• Advanced English proficiency (written and spoken).
• Professional maturity, discretion, and reliability.

Why Join Us?

• Work with a highly collaborative and people-focused U.S. consulting team.
• 100% remote role with long-term growth potential.
• Opportunity to develop deep expertise in sales operations, Salesforce processes, and coordination for enterprise-level clients.
• Thrive in an environment that values clarity, accountability, and operational excellence.

Compensation & Schedule

• Compensation will be disclosed during the first interview.
• Full-time, 40 hours per week.
• Monday–Friday, aligned with CST/EST time zones.

If you are a systems-minded professional who enjoys creating structure, maintaining accuracy, and supporting a team’s success from behind the scenes, we encourage you to apply now. This is your opportunity to join a growing consulting organization where operational excellence truly makes an impact.

📌 Rol: Bilingual Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LatAm)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam conecta profesionales bilingües de Latinoamérica con clientes globales. El rol es para perfiles organizados, detallistas y bilingües que brinden soporte remoto y administrativo a clientes.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Hacer data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés y español fluido (C1/C2).

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buena comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + backup.

• Importante: durante los primeros 4 meses, trabajar desde los países listados y sin viajes.

🏖️ Beneficios

• USD $696–$1,044/mes (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% da bono fin de año).

• 7 feriados federales de EE.UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual para seguro médico (post inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.

📌 Rol: Bilingual Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Bilingual Virtual Assistant remoto/a para apoyar a clientes desde Latinoamérica. Es un rol ideal para perfiles organizados, detallistas y bilingües, con foco en documentación, manejo de archivos, data entry, reporting y comunicación con clientes y vendors.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y tareas internas de reporting.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido C1/C2 y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y problem-solving.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión backup.

• Título universitario o terciario (preferido).

🏖️ Beneficios

• Rate por hora equivalente a USD $696 – $1,044/mes (según experiencia).

• Aumentos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% de clientes dan bonus anual).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + Gym/Wellness allowance.

• Clases online de fitness ilimitadas + eventos de la empresa y celebraciones de Navidad.

📌 IMPORTANTE

• Durante los primeros 4 meses, es crítico estar disponible para trabajar desde los países listados y sin viajes. Si tenés un viaje planificado dentro de los próximos 4 meses, piden aplicar al regreso.

📌 Rol: Administrative Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (Argentina)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Empresa dinámica y de ritmo rápido busca un/a Administrative Assistant para apoyar operaciones administrativas diarias. El rol se centra en organización de email, manejo de calendario, coordinación de reuniones y preparación de reportes, asegurando orden operativo y eficiencia del equipo.

📋 Responsabilidades Principales

• Organizar inbox cada mañana: revisar, taggear, clasificar y señalar urgentes y follow-ups.

• Gestionar calendario: detectar conflictos, resolver solapamientos y coordinar reuniones internas/externas con invitaciones, agendas y actualizaciones.

• Dar soporte por Slack: responder consultas, derivar temas y hacer seguimiento hasta resolución.

• Preparar y enviar reportes mensuales por email con información y métricas clave, claros y a tiempo.

• Apoyar tareas administrativas generales: data entry, document management y organización de archivos, con enfoque proactivo.

🎯 Requisitos

• 1+ año de experiencia en rol administrativo o de asistencia.

• Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).

• Familiaridad con Slack.

• Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y comunicación escrita/oral.

• Buen time management, resolución de problemas y capacidad de multitasking con prioridades cambiantes.

• Capacidad de trabajar de forma independiente, colaborar entre áreas y mantener confiabilidad/proactividad.

⏰ Horario

• 9 AM – 5 PM EST (remoto).

💰 Compensación

• USD $700 – $800 por mes

✅ Qué Se Considera Éxito En El Rol

• Email y calendario gestionados con eficiencia y sin conflictos.

• Coordinación de reuniones precisa y comunicación fluida.

• Respuestas y seguimiento efectivos por Slack.

• Reportes mensuales correctos y entregados en tiempo.

📌 Proceso De Postulación

• Completar el formulario de aplicación.

• Grabar un video mostrando tus skill sets.

📌 Rol: CPT-10282 Medical Virtual Assistant (Insurance Verification & Front Desk Support)

🌎 Ubicación: Remoto (Worldwide / offshore)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Telehealth Business Support – Junior Level) – Part Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

20four7VA busca contractors offshore para soporte remoto a clientes globales. El cliente es una práctica de oftalmología de un solo provider (aprox. 20 pacientes/día) y necesita un/a VA part-time confiable y detallista para verificación de seguros y tareas de front desk, asegurando elegibilidad correcta y operaciones diarias fluidas.

📋 Responsabilidades Principales

• Verificar elegibilidad de seguro para visitas y procedimientos antes de las citas.

• Confirmar cobertura in-network vs out-of-network.

• Determinar responsabilidad del paciente (copays, deductibles, coinsurance) antes del check-in.

• Detectar problemas de seguro con anticipación para evitar claims denegados o rechazados.

• Mantener datos de seguro correctos dentro del EHR.

• Agendar, reprogramar y confirmar citas siguiendo protocolos y reglas del provider.

• Apoyar comunicaciones con pacientes sobre agenda y dudas de seguros.

• Atender y derivar llamadas entrantes vía sistema VOIP, con trato profesional.

• Realizar tareas administrativas generales y documentar/trackear tareas en Google Docs.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en verificación de seguros médicos.

• Conocimiento de conceptos de medical billing, eligibility checks y patient responsibility.

• Experiencia con sistemas EHR, preferentemente Athena.

• Alta atención al detalle y precisión.

• Buena comunicación oral y escrita.

• Capacidad de seguir workflows y protocolos del consultorio.

• Internet confiable y setup profesional.

• Preferido: experiencia en oftalmología o prácticas specialty, experiencia VA/soporte remoto en salud, y autonomía con mínima supervisión tras training.

⏰ Horario

• 10 horas semanales, lunes a viernes.

• Horario diario: TBD.

📌 IMPORTANTE (Postulación / Términos)

• Engagement bajo Master Services Agreement + Statement of Work.

• No es empleo: es contractor (no empleado/a de 20four7VA ni del cliente).

• Compensación procesada por 20four7VA según términos del engagement.

• Si ya completaste el proceso de recruiting de 20four7VA o trabajaste antes con un cliente, piden aplicar por el Team Portal con tu email emitido por 20four7VA.

📌 Rol: Virtual Assistant / Production Admin Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto

💼 Tipo de Contrato: Full Time (40 horas/semana)

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Productora creativa de video busca un/a Production Admin Assistant altamente organizado/a para encargarse de tareas administrativas clave que mantienen los proyectos en orden. El rol permite que el/la Producer se enfoque en lo creativo, mientras vos asegurás seguimiento, coordinación y orden operativo. Ideal para perfiles que disfrutan la estructura, el detalle y el follow-up constante.

📋 Responsabilidades Principales

• Dar seguimiento a paperwork: solicitar W9s, invoices y release forms a crew, vendors y talento; asegurar firma, entrega y archivo correcto.

• Trackear receipts y budgets: recolectar comprobantes post-shoot/meetings, etiquetar archivos y cargar montos con precisión en spreadsheets.

• Mantener archivos organizados: gestionar Google Drive, naming correcto y estructura limpia por proyecto.

• Coordinar agendas: organizar meetings y shoots, enviar calendar invites y ayudar a mantener el schedule del Producer.

🎯 Requisitos

• Comodidad enviando recordatorios y follow-ups a contactos nuevos.

• Alta precisión para detectar errores en archivos y números.

• Excelente comunicación escrita (emails claros y profesionales).

• Perfil tech-savvy y rápido aprendizaje de herramientas.

• Disponibilidad para trabajar en Pacific Time Zone.

💰 Salario

• USD $1,000 – $1,500 por mes

📌 Rol: Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (aceptan candidatos fuera de EE. UU.)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

ProVision Virtual Solutions busca un/a Virtual Assistant altamente organizado/a, proactivo/a y adaptable para apoyar a un/a líder de small business y al equipo interno con tareas administrativas, operativas y client-facing. El rol es remoto y ofrece training para nuevas tareas cuando sea necesario. La empresa provee el equipo (laptop, periféricos y monitor externo).

📋 Responsabilidades Principales

• Actuar como recepcionista para colas de llamadas entrantes cuando sea necesario, brindando atención profesional y cordial.

• Asistir con tareas de bookkeeping según se requiera (training provisto).

• Apoyar tareas de insurance brokerage según se requiera (training provisto).

• Redactar comunicaciones a clientes cuando se indique, con claridad y profesionalismo.

• Ayudar en la preparación de reportes o documentos del negocio cuando se necesite.

• Completar otras tareas asignadas para apoyar operaciones.

🎯 Requisitos

• 2–5 años de experiencia relevante en administración, customer service o roles relacionados (preferentemente en entorno virtual).

• Capacidad de gestionar múltiples prioridades y comunicarse con claridad en entorno remoto.

• Preferencia por candidatos que puedan trabajar horario CST, especialmente Lun–Vie 8:00 am a 5:00 pm.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto.

• Equipo provisto por la empresa (laptop, periféricos, monitor externo).

📌 Rol: Virtual Administrative Assistant (Work From Home)

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a remoto/a para brindar soporte a clientes globales desde Latinoamérica. Es un rol ideal para perfiles organizados, detallistas y bilingües, con foco en documentación, manejo de archivos, data entry y comunicación con clientes/proveedores.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar investigación y manejo de documentos.

• Otras tareas administrativas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y Español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buena comunicación y capacidad de resolución de problemas.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps bajada / 2 Mbps subida) + conexión de respaldo.

• Título Bachelor o Associate (preferido).

🏖️ Beneficios

• Salario mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Aumentos anuales.

• Bonos discrecionales del cliente (80% de clientes dan bonus anual).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Estipendio mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones navideñas.

• Importante: durante los primeros 4 meses no se permite viajar; hay que estar disponible en el país habilitado.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Licenciatura o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a Bilingüe para brindar soporte remoto a clientes desde Latinoamérica. El rol es ideal para personas organizadas, detallistas y con excelente comunicación en inglés y español, enfocadas en mantener procesos y registros claros.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros actualizados.

• Subir, organizar y administrar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y tareas de reporting interno.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y proveedores.

• Apoyar en research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas según necesidad.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1 a 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥ 10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

🏖️ Beneficios

• Salario mensual equivalente por hora: USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% otorga bonos de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Estipendio mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + allowance de gym/bienestar.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.

📌 Rol: E-commerce Logistics & Order Fulfillment Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo parcial (20 h/semana), contratista independiente — con posibilidad de full-time

🎓 Formación: No especificada (se valora experiencia en e-commerce/logística)

📋 Descripción General

20four7VA busca un/a E-commerce Logistics & Order Fulfillment VA para gestionar el procesamiento diario de pedidos, coordinación de envíos y comunicación con partners logísticos. El rol es clave para asegurar un fulfillment fluido y a tiempo, con foco en Shopify, dropshipping, documentación de envíos y seguimiento end-to-end de órdenes.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar y colocar pedidos de dropshipping con múltiples proveedores.

• Generar, preparar y enviar etiquetas de envío.

• Actualizar pedidos en Shopify con tracking, estados y timelines de entrega.

• Coordinar con warehouses/fulfillment partners para liberar y verificar despachos.

• Solicitar, evaluar y comparar cotizaciones de envío para optimizar costos/tiempos.

• Reservar envíos internacionales y preparar documentación aduanera requerida.

• Asistir en el onboarding de nuevos partners logísticos y coordinar handoffs operativos.

🎯 Requisitos

• Experiencia obligatoria en gestión de pedidos en Shopify.

• Background en e-commerce, logística, fulfillment u operaciones (preferido).

• Conocimiento de procesos de envío, creación de labels y comparación de carriers.

• Capacidad para preparar documentación de envíos internacionales y aduanas.

• Perfil altamente organizado, detallista y capaz de manejar múltiples órdenes a la vez.

• Inglés sólido (escrito y verbal).

• Autonomía para trabajar de forma independiente y resolver issues de fulfillment.

🏖️ Beneficios

• Trabajo remoto como contratista independiente.

• 20 horas semanales con potencial de crecer a full-time.

• Horario flexible dentro de CST (lunes a viernes).

• Oportunidad de trabajar con clientes de mercados desarrollados (EE. UU., UK, Canadá, Australia).

📌 Rol: Bookkeeping and Admin Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide, soporte a negocios en Reino Unido)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo, contratista independiente (40 h/semana, lun–vie, 10 AM–7 PM hora UK)

🎓 Formación: No especificada (se valora experiencia en bookkeeping, soporte administrativo y roles financieros)

📋 Descripción General

20four7VA busca un/a Virtual Assistant / Bookkeeper altamente organizado/a y orientado/a al detalle para brindar soporte continuo a varios negocios con base en Reino Unido, incluyendo un care home, una empresa de propiedades y una franquicia Regus. La persona reportará directamente al Director, coordinando con contadores, proveedores y autoridades locales, y será responsable de mantener registros precisos, comunicación profesional y apoyo administrativo y financiero para mejorar la eficiencia operativa.

📋 Responsabilidades Principales

• Contactar proveedores y clientes, enviar emails de presentación profesional y configurar cuentas de facturación/proveedores.

• Descargar facturas de portales, enviar facturas de compra/venta al contador y mantener archivo digital organizado de facturas, recibos y correspondencia.

• Editar y formatear documentos, cartas y hojas de cálculo; monitorear bandejas compartidas y priorizar correos.

• Realizar llamadas a proveedores, councils y otros contactos para seguimiento de facturas, deudas o consultas, manteniendo listas de tareas y cumpliendo plazos.

• Para el care home: recopilar horas del personal, revisarlas en RotaCloud, identificar discrepancias, contactar al Birmingham City Council y otras autoridades de funding, y ayudar con recolección y organización de registros, respetando confidencialidad y protección de datos.

• Para el área de propiedades y soporte general: mantener trackers de pagos de renta, cash flow y cumplimiento (EPC, gas, seguros); apoyar aplicaciones de refinancing/funding; gestionar anuncios y comunicación en OpenRent y otros portales; asistir con correspondencia y archivos para contadores, abogados y lenders; investigar y comparar presupuestos de servicios/proveedores.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en bookkeeping, soporte administrativo o roles financieros (preferida).

• Experiencia con negocios de Reino Unido, administración de propiedades, care home o operaciones Regus/IWG (ideal).

• Excelente comunicación en inglés, habilidades numéricas y administrativas sólidas y confianza para manejar tareas en múltiples áreas de negocio.

• Capacidad para mantener registros precisos, gestionar múltiples tareas y cumplir deadlines.

• Conocimiento de QuickBooks, Xero o Sage es una ventaja (no excluyente).

• Capacidad para trabajar de forma remota, independiente y profesional bajo un acuerdo de contratista.

🏖️ Beneficios

• Rol remoto a tiempo completo como contratista independiente.

• Trabajo con clientes en mercados desarrollados (EE. UU., Reino Unido, Canadá, Australia).

• Reporte directo al Director y exposición a varios tipos de negocio (care home, propiedades, franquicia Regus).

• Horario alineado a jornada laboral del Reino Unido (10 AM–7 PM hora UK).

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish)

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Bachillerato / Tecnicatura / Título universitario preferido (no excluyente)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a Bilingüe para brindar soporte remoto a clientes, realizando tareas de organización, documentación y comunicación. Es un rol ideal para perfiles bilingües (inglés/español) ordenados, orientados al detalle y con experiencia previa en administración o asistencia virtual. La posición es 100 % remota para profesionales que residan en Latinoamérica y puedan trabajar sin viajes durante los primeros cuatro meses para asegurar un onboarding correcto.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos y actualizados.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar correos electrónicos y comunicación con clientes y proveedores.

• Apoyar en investigaciones y manejo de documentos.

• Realizar otras tareas similares o relacionadas de soporte administrativo.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥ 10 Mbps bajada / 2 Mbps subida) y conexión de respaldo.

• Residencia en países habilitados por la empresa en LATAM.

• Disponibilidad para no viajar durante los primeros 4 meses de empleo.

🏖️ Beneficios

• Ingreso mensual equivalente a USD 696 – 1.044 (según experiencia).

• Incrementos salariales anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80 % otorga bono de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Apoyo mensual para seguro médico (tras inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + ayuda para gimnasio / bienestar.

• Clases de fitness online ilimitadas, eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

• Cultura basada en valores: acción, cuidado, excelencia, responsabilidad y energía positiva.

📌 Rol: Senior Executive Business Administrator, CPMO

🌎 Ubicación: 100% remoto (contratación según país elegible por GitLab)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: No especificada (se prioriza experiencia apoyando ejecutivos senior/C-level)

📋 Descripción General

GitLab busca un/a Senior Executive Business Administrator para ser partner de confianza del Chief Product & Marketing Officer (CPMO). El rol se enfoca en alinear tiempo, información y prioridades con los objetivos de producto y marketing: gestión avanzada de agenda, coordinación de viajes y eventos, preparación de materiales para reuniones y seguimiento de acuerdos. Trabajarás en un entorno remoto, global y de alta exigencia, usando herramientas colaborativas y de IA a diario para agilizar flujos de trabajo y conectar a Product, Marketing y equipos cross-funcionales.

📋 Responsabilidades Principales

• Apoyar al CPMO anticipando necesidades, gestionando la operativa diaria y asegurando que las prioridades se ejecuten sin fricciones.

• Administrar calendarios complejos: priorizar reuniones, resolver conflictos y aplicar las normas internas de reuniones.

• Convertir temas y descripciones de reuniones en agendas claras, briefings y materiales para que el CPMO llegue siempre preparado.

• Mantener comunicación frecuente y estructurada con el CPMO, resaltando temas críticos y siguiendo entregables de pares funcionales.

• Dar visibilidad al avance del equipo mediante actualización de agendas, trackers, documentación y soporte en reportes departamentales.

• Usar herramientas de IA para automatizar tareas rutinarias, sintetizar información y mejorar la calidad de soporte a la toma de decisiones.

• Coordinar viajes de punta a punta (traslados, alojamiento, documentación, seguridad) y gestionar gastos/reembolsos de forma precisa y oportuna.

• Colaborar con People Ops, IT y otros equipos en logística, reclutamiento, onboarding y organización de eventos virtuales y presenciales.

• Participar activamente en la comunidad de EBAs: compartir buenas prácticas, cubrir a otros EBAs y sumar a iniciativas del equipo.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa apoyando ejecutivos senior en entornos complejos y de ritmo rápido, idealmente C-level en áreas de producto y/o marketing.

• Experiencia gestionando agendas, viajes y gastos a través de múltiples zonas horarias, con alta capacidad para priorizar con mínima supervisión.

• Dominio de Google Workspace, Slack, Zoom y plataformas de gastos/viajes tipo Navan, así como comodidad usando herramientas de IA en el día a día.

• Experiencia coordinando trabajo cross-funcional, haciendo seguimiento de entregables y compilando info de varias fuentes para la toma de decisiones.

• Habilidad para coordinar reuniones y eventos de extremo a extremo: agendas, materiales, logística, proveedores y seguimiento de action items.

• Experiencia dando soporte a procesos de recruiting y onboarding (agendamiento de entrevistas, coordinación con hiring managers, setup de nuevos ingresos).

• Comunicación escrita y verbal clara y concisa, con trato autónomo y confidencial con socios internos y externos.

• Enfoque proactivo, ordenado y colaborativo, con capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno remoto y dinámico.

🏖️ Beneficios

• Beneficios para salud, finanzas y bienestar (según país de contratación).

• Flexible Paid Time Off.

• Equity compensation y Employee Stock Purchase Plan.

• Growth and Development Fund para formación y desarrollo.

• Licencia parental y apoyo para home office.

Senior Bookkeeper

Retainer Contact | Remote LATAM

About Your Startup Operations

 Your Startup Operations is a boutique agency providing high-level operational services to small businesses. We work primarily with business owners in the United States. Our vision is to empower small business owners by delivering "white glove" service that maintains flexibility, care, and affordability.

Perks & benefits (clear & compact)

Effective immediately

• 7 paid company holidays (major U.S. holidays listed in original JD)
• Regularly paid company social events & game nights
• Bi-monthly team training
• 
  

After 3 months

• 1 local holiday choice per year
• $100/year professional development allowance
• One-time $50 workspace reimbursement
• 10 days PTO / 3 sick days per year
• 
  

After 1 year

• Healthcare reimbursement up to $50/month (eligible expenses)
• An additional one-time $50 workspace reimbursement
• Possible year-end bonus (company discretion)

Who You Are

• Proactive & Resourceful: You anticipate needs and solve problems before they become issues. You don't wait to be told what to do; you find the solution.
• Highly Organized: You establish clear day-to-day routines and keep complex workflows running smoothly.
• A Strong Communicator: You articulate ideas clearly and professionally in both written and verbal English.
• Detail-Oriented: You care about accuracy. (Hint: During your interview, please mention which SCORE value you most align with and why at the very end of the conversation for bonus points.)

Key Responsibilities

• Manage Financial Records: execute full-cycle bookkeeping in QuickBooks Online for a roster of clients, ensuring US GAAP compliance.
• Reconciliation & Reporting: Perform monthly bank and credit card reconciliations and generate accurate financial reports (P&L, Balance Sheet).
• AP/AR Management: oversee invoicing and bill payments using tools like Bill.com and Stripe.
• Process Optimization: Continuously look for ways to streamline financial workflows using tools like Hubdoc and 17hats.
• Client Support: Act as a reliable financial resource, maintaining professional correspondence with clients regarding their accounts.

Requirements

The Essentials:

• Experience: 5+ years of dedicated bookkeeping experience.
• International Exposure: 2+ years of experience working with American, Canadian, Australian, or U.K. clients/managers.
• Technical Mastery: 2+ years of hands-on experience with QuickBooks Online is mandatory.
• Adaptability: Ability to quickly learn new tools and find efficient solutions to day-to-day issues.
• Availability: Flexibility to take calls during PST to EST business hours.

Preferred Skills (The "Nice-to-Haves"):

• Experience with US GAAP standards.
• Familiarity with project management tools (Asana, Trello, or ClickUp).
• Proficiency with financial ecosystem tools: Stripe, Hubdoc, 17hats, Bill.com, Gusto, and Wise.
• Knowledge of IOLTA (Trust Accounting) is a significant advantage.

📌 Rol: Junior Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto – Egipto, Etiopía, Sudáfrica, Argentina, Nigeria

💼 Tipo de Contrato: Medio tiempo (30 horas semanales)

🎓 Formación: No especificada (se valora experiencia administrativa previa)

📋 Descripción General

Se busca un/a Junior Virtual Assistant para brindar soporte administrativo part-time, con foco en data entry, apoyo a ventas, logística y gestión de agenda. Es un rol ideal para alguien organizado, detallista y con excelentes habilidades de comunicación, que pueda ayudar a mantener la operación diaria ordenada y eficiente en un entorno remoto de ritmo acelerado.

📋 Responsabilidades Principales

• Asistir con tareas de data entry, manteniendo información de clientes precisa y actualizada.

• Organizar y mantener archivos, planillas y bases de datos.

• Apoyar al equipo de ventas: seguimiento de leads, actualización de registros y pipeline.

• Coordinar tareas logísticas (entregas, citas, seguimiento de ítems) y registrar actividades.

• Gestionar el calendario del ejecutivo: reuniones, recordatorios y materiales previos.

• Manejar correos, responder consultas, programar seguimientos y apoyar la comunicación interna.

• Colaborar en tareas administrativas generales, preparación de documentos, investigación y coordinación de proyectos.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo o como virtual assistant (deseable).

• Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) y Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).

• Conocimiento de herramientas de gestión de calendario y email (Gmail/Outlook).

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.

• Alta organización, atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas.

• Mentalidad proactiva, profesionalismo y capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo remoto.

🏖️ Beneficios

• Rol remoto part-time con salario entre USD $600 – $700 mensuales.

• Oportunidad de ganar experiencia práctica apoyando funciones ejecutivas y operativas.

• Desarrollo de habilidades administrativas, organizativas y de comunicación en un entorno dinámico.

• Feedback directo de equipo y clientes sobre tu impacto en la operación diaria.

Remote Paralegal (US Law)

Location: Remote (LATAM) | Type: Full Time, Long-Term | Language: Fluent English

👋 The Opportunity

Are you a legal professional in Latin America with experience in US Litigation? Are you looking for a stable, long-term career where your organizational skills directly impact the success of a California law firm?

Your Startup Operations is a boutique agency connecting top-tier LATAM talent with US small businesses. We are currently hiring for a California-based Employment Defense Law Firm.

This is not a data-entry role. You will work directly with the Lead Litigator, managing the heartbeat of the firm—from the docket to the courtroom. If you are a Clio expert who loves the fast pace of litigation, we want to meet you.

🏛 About The Client

You will support a lean, high-performing legal defense practice in California. The firm represents businesses in workplace litigation. Because the team is small, you aren't just a number—you are the engine that keeps the practice running. Deadlines are critical, filings are frequent, and your attention to detail will be highly valued.

Why this role is great for you:

• High Impact: You will gain hands-on exposure to trial preparation and case strategy.
• Mentorship: You will work directly with the attorney, offering meaningful opportunities to expand into a Senior Paralegal role.
• Stability: This is a long-term position with a stable US client who values proactive support.

🚀 What You Will Do (Responsibilities)

• Master the Docket: Calendar and track all litigation deadlines to ensure zero missed dates.
• Case Management: Create, organize, and manage case files within Clio (our paperless management system).
• Drafting & Discovery: Prepare initial drafts of pleadings, motions, and discovery requests/responses. Review and summarize deposition transcripts.
• Court Filing: Handle the e-filing and e-service of pleadings and discovery in California State Courts.
• Coordination: Schedule court hearings, depositions, and mediations, managing the attorney’s complex calendar.

✅ What You Bring (Requirements)

• US Legal Experience: You must have experience working in US Law (Employment Law is a huge plus).
• Tech Stack: You are proficient in Clio, Microsoft Word, Outlook, and Adobe Pro.
• California Procedure: You are familiar with CA state court websites, reservation systems, and civil litigation deadlines.
• Communication: Your English is fluent (C1/C2) with impeccable grammar, proofreading, and punctuation skills.
• Proactivity: You don’t wait for instructions; you anticipate the attorney’s needs.

🎁 The Benefits (Why Join Us?)

We believe in taking care of our team so they can take care of our clients.

• 💰 Competitive Pay (Stable USD income)
• 🏖️ Time Off: Paid holidays, sick days, and vacation time.
• 📈 Growth: Career path into Senior Paralegal or Case Manager roles.
• 🧠 Development: Professional development and learning stipends (we pay for you to get better!).
• 🖥️ Setup: Workspace improvement stipend.
• 🏥 Health: Healthcare reimbursement (eligible after one year).
• 🎉 Culture: Team-building events, virtual social activities, and a supportive, organized environment.

📩 How to Apply

If you are ready to take ownership of a high-level legal role, apply immediately. We are looking to hire the right person as soon as possible.

📌 Rol: Bilingual Sales Representative Virtual Assistant (Senior Level)

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide, dentro de horario 9 a.m. – 5 p.m. PST)

💼 Tipo de Contrato: Medio tiempo (20 h/semana) / Contratista independiente, con posibilidad de full-time según desempeño

🎓 Formación: No especificada (se requiere experiencia en ventas/desarrollo de negocio)

📋 Descripción General

Se busca un/a Bilingual Sales Representative Virtual Assistant de nivel senior para apoyar los esfuerzos de desarrollo de negocio de un servicio basado en ventas. El rol combina generación y calificación de leads, outreach a clientes, cold calling y gestión de relaciones, junto con tareas administrativas ligeras. Es una posición remota, part-time, ideal para perfiles bilingües (inglés/español), organizados, proactivos y con experiencia en estrategias de ventas para negocios de servicios.

📋 Responsabilidades Principales

• Generar y calificar leads mediante investigación y outreach.

• Realizar llamadas en frío y seguimientos a clientes potenciales.

• Presentar servicios, manejar objeciones y dar seguimiento profesional.

• Agendar citas y gestionar comunicaciones con clientes.

• Apoyar en facturación, cobros y seguimiento de pagos.

• Colaborar en publicaciones en Instagram para dar visibilidad a la marca.

• Mantener registros precisos y entregar reportes semanales de desempeño.

🎯 Requisitos

• 3+ años de experiencia en ventas o desarrollo de negocios.

• Bilingüe: inglés y español fluido (obligatorio).

• Comunicación clara y acento profesional en inglés.

• Fuertes habilidades de ventas y negociación.

• Manejo de CRM y excelentes capacidades organizativas.

• Perfil proactivo, autodirigido y capaz de trabajar con mínima supervisión.

• Disponibilidad de lunes a viernes dentro del horario 9 a.m. – 5 p.m. PST (20 h/semana).

🏖️ Beneficios

• Rol remoto como contratista independiente, con clientes internacionales.

• Posibilidad de crecimiento a tiempo completo según resultados.

• Estructura clara de trabajo bajo Master Services Agreement y Statement of Work, con pagos gestionados por 20four7VA.

• Potencial para futuros matches con otros clientes en función de tu perfil y disponibilidad.

About Us

Hotel Gurus is a fast-growing company specializing in sourcing and managing hotel room blocks for weddings, sports teams, and corporate events across North America. We pride ourselves on delivering exceptional service, smooth processes, and a white-glove client experience.

We’re looking for a highly motivated, detail-oriented Virtual Assistant to support our operations and administrative functions. This role is ideal for someone who thrives in an organized, fast-paced environment and enjoys helping a small business scale efficiently.

Responsibilities

• Provide administrative and operational support to management
• Assist with data entry, CRM updates (Monday.com), and document management
• Support light accounting tasks such as invoice tracking, reconciling vendor payments, and data 
• Communicate with clients and vendors via email and phone in fluent English
• Track progress of hotel room block bookings, follow up on pending items, and maintain accurate records
• Support the hotel contracting process by assisting with document setup and organization
• Help with scheduling, inbox management, and file organization
• 
  

Qualifications

• Strong written and spoken English 
• Prior experience as a Virtual Assistant, Executive Assistant, or Operations Coordinator
• Travel industry experience preferred
• Excellent attention to detail and organization
• Comfortable working with tools such as CRMs (Monday.com), Google Drive, Outlook and Cvent (training provided)
• Reliable internet connection and ability to work U.S. hours (Pacific Time)
• Friendly, professional communication style and proactive problem-solving attitude

Why You’ll Love Working With Us

• Collaborative, supportive team
• Opportunities to learn about hotel sourcing, contracting, and event logistics
• Flexible remote work environment
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• Work directly with the CEO and operations team to streamline systems and grow professionally

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Título terciario o universitario preferido (Associate’s o Bachelor’s degree)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Remote Bilingual Administrative Assistant para brindar soporte administrativo 100 % remoto a clientes, trabajando desde Latinoamérica. Es un rol ideal para profesionales bilingües (inglés/español), organizados y orientados al detalle, que gestionen documentación, reportes y comunicación con clientes y proveedores. La empresa está certificada como Great Place to Work 2025–2026 y prioriza valores como acción, cuidado, excelencia, responsabilidad y energía.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicaciones con clientes y proveedores.

• Apoyar en investigación y manejo de documentos.

• Ejecutar otras tareas similares o relacionadas según necesidad.

🎯 Requisitos

• Inglés y español fluidos (C1/C2).

• De 1 a 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office tranquilo, internet estable (≥ 10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

• Disponibilidad para trabajar desde los países indicados por la empresa y sin viajes durante los primeros 4 meses.

🏖️ Beneficios

• Rango de pago equivalente a USD $696–$1,044 mensuales (según experiencia).

• Incrementos salariales anuales y posibles bonos discrecionales de clientes.

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagados.

• Apoyo mensual para seguro médico (tras la inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario, allowance de gimnasio/bienestar y clases fitness online ilimitadas.

• Eventos de empresa y celebraciones de Navidad, en un entorno alineado con los valores ACTION, CARE, OUTSTANDING, DEPENDABLE y ENERGY.

📌 Rol: Bilingual Healthcare VA (Worker's Compensation VA)

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo / Contratista independiente

🎓 Formación: No especificado

📋 Descripción General

Se busca un/a Bilingual Healthcare VA (Business Support VA, nivel Junior–Senior) para brindar servicios remotos a clientes del sector médico, principalmente en mercados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. La posición combina tareas administrativas y de front office para asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina médica de forma remota. El objetivo del rol es mejorar la eficiencia del negocio, la calidad del servicio y apoyar las funciones operativas mediante tareas específicas de alto nivel.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar y coordinar llamadas telefónicas y agendas utilizando RingCentral y sistemas EMR.

• Manejar la facturación de pacientes, incluyendo emisión de facturas y seguimiento de pagos con Square.

• Transcribir notas médicas o administrativas de forma precisa.

• Realizar data entry y mantener actualizados los registros de pacientes y de oficina.

• Brindar apoyo administrativo general según se requiera por el cliente.

🎯 Requisitos

• Bilingüe en inglés y español.

• Experiencia previa en oficina médica (obligatoria).

• Manejo de Google Suite; experiencia con Edvak y Square (preferida, no excluyente).

• Familiaridad con RingCentral es un plus.

• Excelente atención al detalle, organización y habilidades de comunicación oral y escrita.

• Conexión a internet confiable y suministro eléctrico estable.

• Disponibilidad para trabajar 40 horas semanales, de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. PST (con 30 minutos de almuerzo no remunerado).

🏖️ Beneficios

• Oportunidad de trabajar como contratista independiente con clientes internacionales mediante 20four7VA.

• Rol 100% remoto, con alineación de horario según necesidades del cliente cuando sea posible.

• Acuerdos regidos por Master Services Agreement y Statement of Work, con pagos procesados a través de 20four7VA según los términos del compromiso.

• Posibilidad de ser considerado/a para futuros proyectos y matching con otros clientes.