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Siendo cada vez más los profesionales que se suman al mundo del trabajo remoto, es necesario ir analizando aquellas prácticas que podrían resultar aún más eficaces y, sobre todo, productivas. Un buen correo electrónico, para poder resaltar de entre una docena que posiblemente ocupen la bandeja de entrada, debe cumplir una serie de requisitos que lo harán más ameno, auténtico y obtener un feedback positivo, más una pronta respuesta. En el artículo de hoy, les contamos 6 hábitos y prácticas pueden mejorar a la hora de enviar un correo electrónico.
El asunto que coloques en tu e-mail será lo primero que verá el receptor en su bandeja de entrada, por eso debe llamar su atención, y darle una idea clara de lo que buscas con ese correo electrónico. Se debe encontrar un equilibrio entre explicar el verdadero motivo del mensaje pero logrando que el receptor lo coloque como prioridad para efectivamente leerlo, especialmente si se trata de una búsqueda laboral.
Como si se tratase de narrar una noticia, lo relevante de tu mail debe quedar claro en las primeras líneas. No puedes esperar a que tu destinario se entere lo que quieres al llegar al final del correo electrónico; si esto sucede, posiblemente ni termine de leerlo. Para ello, válete de la fórmula BLUF (en inglés: línea de fondo al frente) y expresa en unas cuantas oraciones lo que deseas saber, ya sea conseguir información, hacer una pregunta o un petitorio. De esta forma, también te aseguras una redacción profesional.
Si eres un jefe de equipo o estás solicitando un pedido de trabajo a un cliente, procura ser lo más directo y conciso posible, evitando mensajes confusos. En este sentido, trabaja con plazos de vencimiento preestablecidos, de los cuales quede constancia en el mail, aunque luego utilices otra forma de comunicación con esa persona. Por otra parte, evita enviar e-mails con cambios o consideraciones de último momento, pues no todas las personas chequean sus bandejas de entrada cada hora.
Por más lógico que parezca, si estás buscando una respuesta inmediata de tu remitente, lo mejor sería que realices una llamada telefónica o te comuniques por las aplicaciones por las que habitualmente mantienes un contacto de este tipo.
A su vez, analice si el mensaje que desea enviar es factible de ser entendido por medio de un e-mail; si esto no sucede, lo preferible es que mantenga un contacto instantáneo, en donde la comunicación fluya y las dudas puedan ser resueltas en el momento.
Para evitar enviar un e-mail mal redactado o que posiblemente no contemple todo el contenido que deseas enviar, utiliza la herramienta de programar envío. Con esto, puedes darte tu tiempo para contemplar todo aquello que quieres decir, además de que puedes hacerlo gestionando tu tiempo y no necesariamente mandar un e-mail a las corridas.
En este mismo sentido, puedes programar una respuesta automática para los horarios en que sabes que no revisarás tu correo. En él consigna que se si se trata de una urgencia pueden comunicarse a tu número privado o que, en todo caso, al día siguiente le darás una respuesta.
Por último, pero no menos importante, válete de herramientas de ortografía para tener la certeza de que no has cometido ningún error. No solo ganas profesionalismo, sino que ayudarás en la comprensión de tu mensaje. Grammarly es un gran ejemplo para este tipo de tareas.
Por otro lado, siempre relee antes de enviar, y chequea si se han adjuntado todos los archivos que querías, en caso de corresponder.
Una comunicación sencilla y eficiente por medio del correo electrónico es uno de los bastiones más importantes para poder trabajar remoto. No te compliques demasiado, mantente fresco pero profesional, que es la manera más efectiva para que el mailing resulte.
