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Con el trabajo remoto más instaurado que nunca, las empresas y organizaciones comienzan a indagar y conocer más acerca de las formas de gestionar sus equipos. Un punto clave para ellos es la comunicación: ¿cómo debe ser y qué pautas debe seguir para ser eficiente? Comprender los alcances de la sincronía y la asincronía en comunicación es la llave hacia la mejora en la productividad y en la efectividad de un trabajo remoto en equipo de calidad.
La comunicación sincrónica es la que se produce en tiempo real entre dos o más interlocutores, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren. Cuando se realiza una videollamada o se utilizan medios de telefonía instantánea se está ante el uso de medios sincrónicos. Estos pueden ser útiles para urgencias o para tratar temas muy puntuales que merecen la interacción inmediata, pero para el trabajo remoto lo sustancial es aprender a manejarse con métodos de comunicación asincrónicos.
Por otro lado, se encuentra la comunicación asincrónica que es definida como aquella que se transmite no para ser leída instantáneamente, sino que se da por medio de plataformas que implican una lectura más profunda, como puede ser un e-mail. Se hace mucho hincapié en la comunicación asincrónica para equipos trabajando a distancia porque son más útiles y a los fines de explicar una tarea, resultan más eficaces. Las empresas que trabajan con personas de todo el mundo necesitan indispensablemente de la comunicación asincrónica, pues se manejan diversos horarios y disponibilidades.
Como decíamos, la productividad y la efectividad de este tipo de comunicación es una de las principales ventajas de implementar esta modalidad. Si se tiene en cuenta que es muy probable que se trabaje con personas que están en diversas partes del mundo, a menos que sea una reunión programada, no se puede esperar respuestas instantáneas. Trabajar remoto no significa estar disponible todo el día, por ello las diversas herramientas asincrónicas son útiles, para poder enviar un mensaje razonable y reflexionado, incluyendo y pudiendo revisar todo lo que se quiere decir. De ese modo, se garantizan colaboraciones mucho más productivas, un mayor entendimiento de los objetivos a corto y largo plazo, lo que se traduce en una mayor productividad.
Antes que nada, deben conocerse y analizarse en profundidad cuáles son las necesidades y especificidades que necesita la empresa o el equipo de trabajo. Esto es poder delimitar, estructurar y categorizar las tareas a realizar y cómo debería ser la comunicación entre los miembros. Por otro lado, implementar la comunicación asincrónica es también un cambio de paradigmas de cómo se está acostumbrado a trabajar, donde se suele crear la necesidad de que las respuestas instantáneas son las más eficaces.
Muchas empresas a nivel mundial, tales como Buffer, Doist, Twist y Gitlab han publicado guías gratuitas y de fácil acceso en donde cuentan sus experiencias sobre trabajo con comunicación asincrónica, dan recomendaciones, cuentan qué tipo de herramientas utilizan, cada cuánto es que se comunican con miembros del equipo y cuándo es que resulta necesaria la comunicación instantánea. ¡Grandes ejemplos para leer y tener en cuenta!
Según el tipo de trabajo que se deba desarrollar, se puede acceder a una variada gama de plataformas para mantener a los equipos informados, sin necesidad de que todos estén conectados al mismo tiempo. Slack o Twist son algunas de las más usadas, las cuales trabajan en base a canales e hilos de comunicación. De hecho, cada vez se convierten en un requisito para poder aplicar a puestos remotos.
Otras empresas optan por utilizar blogs, en donde se cuelga regularmente información, a la que todos pueden acceder de manera fácil y práctica. Los correos electrónicos, ya sea grupales o individuales, siguen siendo de las herramientas asincrónicas por excelencia; es preferible usarlos cuando haya que comunicar información de gran extensión, o cuestiones de mayor formalidad.
Los cuestionarios en línea resultan muy cómodos para cuando se necesitan saber cuestiones sobre avances de trabajo, por ejemplo. Los software de gestión de proyectos como Trello son también una gran estrategia para mantenerse al día con el equipo, sin tener que recaer en reuniones diarias de una o dos horas, algo muy común en el trabajo presencial.
Consejo útil: entre los miembros de equipos deben ponerse de acuerdo y establecer un código o manual sobre cuáles con las situaciones que pueden motivar el uso necesario de los chats instantáneos y qué escenarios (los mayoritarios) se manejarán desde plataformas o métodos asincrónicos.
Uno de los pilares para que el trabajo remoto funcione es la comunicación asincrónica y es un concepto que las grandes empresas pioneras del trabajo remoto ya han incorporado. Es hora que ante la nueva ola de modalidades virtuales a lo largo del mundo se empiece a comprender la importancia de la asincronicidad y porqué resulta la forma más efectiva del cómo y el para qué decir.
