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Actualmente el trabajo remoto se encuentra en auge y crecimiento. Por lo tanto, podríamos decir que cada vez será más y más común tener miembros de un mismo equipo que trabajen estando en lugares distintos de la frontera o zonas horarias que salen de nuestra norma.
Después de todo, tener empleados que puedan trabajar en múltiples zonas horarias le da a la empresa un rendimiento de 24 horas sin tener que agotar a tus empleados. Los equipos pueden colaborar dejando la mitad del trabajo hecho para que, luego, en la próxima zona horaria, lo retomen y terminen los demás equipos.
De alguna manera, pueden ser mucho más eficaces en el trabajo, pero, solo si hay una buena comunicación y colaboración. ¡Hablemos de ello!
1 – Establecé las zonas horarias y las horas de trabajo preferidas
Cuando se trata de equipos de trabajo con distintos horarios, la regla número uno es que seas empático, respetuoso y consciente. Nadie debería sentirse forzado a tener una mente siempre activa, ya que si los empleados no tienen límites laborales pueden agotarse y corres el riesgo de un efecto negativo en la productividad.
Entonces, para poder crear un ambiente colaborativo y respetuoso de cada uno, debes animar a tus empleados a que compartan sus horas de trabajo preferidas. Dado que el trabajo remoto tiene la gran cualidad de permitirnos ordenar nuestros horarios desde casa, es bueno no olvidarlo y aprovechar eso.
De esta manera, tendrás algunos empleados madrugadores y otros noctámbulos, incluso algunos que se encuentren en un punto intermedio y, por último, otros trabajarán con turnos divididos. Lo importante es respetar esa organización de la respectiva zona horaria cuando corresponda.
Para no olvidar las distintas zonas y momentos horarios es bueno que se comuniquen a través de Slack, posee la particularidad de poder actualizar estados que permiten recordar los horarios de disponibilidad de todos los miembros del equipo. Otro buen consejo es anotar en Google Calendar las distintas actividades y sus respectivos horarios para no olvidarlos y poder seguir el rastro a todos, ya que es difícil a veces simplemente recordarlo de manera natural.
2 – Creá un manual de estrategias de comunicación y colaboración
Tener pautas claras y visibles ayudará a los empleados a organizar y comprender el funcionamiento del esquema laboral. Así, sabrán con mayor facilidad qué se espera de ellos, también tendrán las pautas a su alcance para consultarlas cuando sea necesario.
En el manual se encontrarán:
Con dichas pautas, los empleados podrán saber todo lo necesario para poder producir en sus respectivos horarios sin tener que estar constantemente consultando o sintiéndose perdidos, ya que allí estará todo lo necesario para orientarse y acomodarse.
3 – Poné en práctica la comunicación asincrónica
Poder comunicarse de manera asincrónica es elemental para equipos que se encuentran distintas zonas horarias.
La comunicación asincrónica es aquella comunicación que difiere en el tiempo, es decir, no es en el mismo instante.
La idea es poder enviar mensajes sin esperar necesariamente una respuesta inmediata. Esto permite que los empleados puedan trabajar de manera más productiva, ininterrumpidamente y de forma autónoma. Luego, al tomarse un descanso para revisar sus mensajes, responderán lo necesario con el tiempo y la atención que se precisen.
Para poder hacer esto con eficacia, es necesario que tengas en cuenta los horarios de cada uno y así poder enviar los mensajes con tiempo o generar fechas límites. Los plazos de entrega son muy importantes, deben estar especificados con claridad y con días de anticipación, para que todos puedan acomodarse.
La comunicación asincrónica debe ser clara y precisa. Es decir, en aquellos mensajes deberían estar toda la información necesaria para que el empleado pueda comenzar a trabajar sin la necesidad de intercambiar nuevos mensajes. Si sos claro al comunicarte todo saldrá de la manera más óptima.
Mandar un mensaje confuso podría ser un grave error dado que la comunicación asincrónica se destaca por tener demora en la respuesta, es decir, terminarían por perder tiempo ambas partes.
4 – Dejá espacio para la comunicación sincrónica
La comunicación sincrónica, a diferencia de la anterior, se destaca por ser inmediata y es elemental para el proceso de trabajo y la formación de equipos. Es bueno que dejes al menos un 25% del tiempo destinado a video chats o reuniones virtuales, tales como Zoom o conversaciones de Watercooler en Slack.
Estos momentos ayudan a la unión de los equipos y hacen más sencilla la colaboración. Además, refuerzan la cultura y la identidad de la empresa en sí misma. Sin embargo, dado que las zonas horarias son distintas, es positivo realizar una rotación de horarios de dichas reuniones para que nadie resulte injustamente perjudicado.
Es decir que, si mantienes las reuniones siempre en el mismo horario puede suceder que siempre sean los mismos empleados los que deban madrugar mucho o quedarse hasta muy tarde. En cambio, el rotar los horarios será una manera justa de que todos puedan participar sin sentirse apartados respecto a sus preferencias horarias.
En resumen, ¡Todo es cuestión de organización, colaboración y confianza! Si logras que tus equipos se sientan cómodos con sus horarios, podrás llevar a tu empresa al mejor rendimiento y aumentar la productividad.
