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Sirena es una plataforma que, actualmente, trabaja con el cien por ciento de sus empleados de manera remota. Si bien este impulso fue movilizado por el contexto sanitario del COVID-19, en Sirena vienen apostando a la modalidad virtual desde hace tiempo, advirtiendo en ella una gran cantidad de ventajas. Para conocer más sobre esto, parte del equipo de WeRemoto conversó con Julián Bender, quien nos contó acerca de la experiencia generada con su equipo de trabajo, aconsejó a quiénes quieran comenzar en este mundo y brindó lineamientos conceptuales acerca de la forma de trabajo que viene derribando esquemas de lógicas tradicionales.
Sirena nació de nuestra empresa anterior, que se llamaba Rodati, en Brasil. Lo que queríamos era vender autos cero kilómetro, a través de una plataforma que pudiese dar mejores precios a los clientes. En medio de ese trabajo con las concesionarias, descubrimos que tenían un gran problema para contactar rápido a los clientes que nosotros enviábamos, y fue cuando dijimos “acá hay que hacer algo”. Fuimos indagando y descubrimos que había que armar un software o aplicación que sea simple de usar para los vendedores, y que solo con un click, pudiese estar al teléfono con el cliente. Luego de dos años creamos la aplicación Sirena, que lo que hace básicamente es integrar todos los canales, como Mercado Libre, Facebook y otras redes sociales, con los clientes, que distribuimos en la app mobile de cada empresa.
El producto evolucionó, y hoy lo que hacemos es centralizar: damos una línea de Whatsapp a cada empresa, y centralizamos las comunicaciones con sus clientes. Siendo así, el primer CRM integrado a Whatsapp.
Al año de estar con Sirena, nos dimos cuenta de que había cosas que no podíamos resolver, pero que tampoco teníamos el dinero suficiente para contratar tantas personas. Entonces tenía un amigo que contrataba mucha gente por una plataforma de freelancers, y dije: “tenemos que probar esto”. Al principio comenzamos contratando gente para realizar tareas muy tediosas, como por ejemplo hacer solo data entry. Funcionó tan bien ese proceso, que empezamos a tener varios equipos de freelancers por medio de la plataforma, y así nos fuimos expandiendo hasta tener casi el 50% de trabajadores remotos por este medio de contratación. En este momento, tenemos un equipo de 50 personas.
A partir de eso, empezamos a darnos cuenta que casi todas las tareas se podían hacer de manera remota; la cuestión se basaba en determinar bien los procesos, separar en áreas y definir las tareas, era muy fácil ordenar un equipo remoto.
Se dio por fases, y de esa manera, y por un convencimiento de que esa modalidad nos funcionaba, empezamos a tercerizar algunas tareas, a la vez que sabíamos que la gente que ya formaba parte de nuestro equipo también podía trabajar de manera remota. Lo fuimos probando por equipos, y cuando ya había varios equipos que lo podían hacer, lo terminamos de constituir.
Uno de los valores de nuestra empresa es que nosotros somos una empresa remota, y más allá de que tenemos una oficina, nos gusta definirnos así. Tratábamos de hacer capacitaciones remotas, y si, por ejemplo, teníamos una capacitación en Buenos Aires, y no se podía hacer por streaming, no la hacíamos, porque de esa manera dejábamos afuera a compañeros de otras partes del mundo. Esto fue preparando a los trabajadores psicológicamente, de manera que cuando llegó el coronavirus, cada uno pudo ir a su casa y seguir realizando sus tareas; de hecho lo hicimos dos semanas antes de que se decrete la cuarentena, porque veíamos las experiencias de otros países y sabíamos que podía pasar acá.
Actualmente, trabajamos mayormente con personas de Latinoamérica, pero también tenemos integrantes de otros países, como la India, Albania, etc.
Las dificultades más latentes que pudimos advertir en el proceso, es que a la gente le gusta verse las caras. Por eso, una de las cosas que implementamos en nuestro equipo es tener un almuerzo semanal todos juntos de manera virtual, también estamos probando la implementación de Discord y dejarlo todo el día, para quien quiera sumarse; en nuestro equipo está prohibido participar de reuniones sin la cámara. Además, enviamos vouchers para que cada trabajador compre lo necesario para poder operar mejor (como un teclado o una silla). Quienes ya trabajaban remoto supusieron lógicamente, un menor trabajo para nosotros.
Nosotros ya contábamos con una guía para el trabajo remoto. Por eso, cuando tuvimos que mutar hacia la modalidad remota cien por ciento, tuvimos que remontar nuevamente esa guía. También tratamos de tener wikis actualizadas constantemente, que es como nuestro manual de procedimientos.
Este manual habla de cómo deben darse los procesos de comunicación dentro de la empresa: nosotros tenemos una metodología de reuniones que se llama L10, y sugiere desde cómo armar tu espacio de trabajo, hasta explicaciones sobre cómo gestionar problemas de internet. Una de las cosas más importantes de la guía, además, es que todos debemos trabajar con un calendario actualizado constantemente. Existen también algunas políticas sobre cómo documentar: lo que no está documentado no existe.
Usamos para comunicación interna Slack, para videoconferencias no tomamos un partido definitivo: usamos Zoom y a veces Hangouts. Para documentos, Google Docs. Para proyect manager usamos Jira y Click Up. Las conversaciones en Whatsapp son el último medio, solo lo usamos para urgencias, y el e-mail para el día a día.
Lo principal es que la gente tiene que enfocarse trabajando en su casa. Creo que los espacios se volvieron cada vez más relevantes, y la gente reconoce un espacio de oficina como el lugar de trabajo, y emocionalmente siente que está siendo productivo. El problema tiene más que ver con modelos mentales de la gente, es decir, cómo cada uno puede autopercibir la realidad. Mi opinión acá es que si vos tenés un problema para autopercibirte trabajando en un espacio que no es tu espacio común de trabajo, tenés que armarte tu espacio de trabajo en ese lugar. Se trata de reacomodar tus lugares y readecuarlos para que sea funcional para trabajar.
Creo, a su vez, que el trabajo remoto elimina la política de las organizaciones: ya no existe más el que se sienta en la oficina al lado del jefe, o los almuerzos tácticos. Esto genera cambios en las dinámicas de las organizaciones, para los cuales no todo el mundo está adaptado. De alguna manera, elimina estas cuestiones del trabajo de oficina como: 1) las organizaciones se dan cuenta que había gente que no hacía lo que decía, 2) que los que quieren, siguen haciendo (siempre hablando de que no todas las tareas se pueden hacer de manera remota).
Nosotros como empresa, sabemos que vamos a ser los últimos de los últimos en volver a una oficina, porque estar en una oficina demanda mucho trabajo (comida, limpieza, etc.) Si bien hay empresas que tienen una necesidad urgente de volver, nosotros no la tenemos, y posiblemente si buscaremos espacios de encuentro presenciales, pero no vamos a exponer a la gente.
En primer lugar, por cómo está preparada la cabeza humana, armarse un buen set up de trabajo: teclado aparte, pantalla aparte, una buena silla ergonómica. Y tratar de adaptarse a la nueva modalidad: esto es, tener un calendario bien organizado, ser organizado con los hábitos y con los tiempos. Hace un mes que yo me encargo de revisar todos mis hábitos diarios, para poder determinar qué cosas me suman valor y cuáles no, trato de documentar mis procesos internos para ver si los respeto, pero más que nada, es preparar tu cabeza.
Yo, más que priorizar una entrevista o ver qué me puede decir una persona para contratarla, me interesa qué sabe hacer, saber si puede cumplir con sus tareas, y si lee las condiciones de contratación.
Por ejemplo, en Sirena, en la mayoría de los casos, lo hacemos a través de plataformas online, y hay dos cosas que miramos siempre: los trabajos anteriores, que tengan una calificación mayor a cuatro estrellas, y que tengan una cantidad determinada de pagos por trabajos realizados. Nos interesa que ya hayan sido contratados para otros trabajos y que hayan facturado una cantidad considerable por dichos trabajos, porque eso nos da la pauta de que son confiables y saben hacer su trabajo.
