📌 Rol: Bilingual Executive Assistant / Business Support Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Business Support VA / Entry Level)

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

20four7VA busca una Business Support VA (mujer) proactiva y organizada para asistir a la dueña de una empresa de general contracting con tareas administrativas, agenda, carga de datos y follow-ups de comunicación. El rol incluye manejo de emails/calendarios, carga de información en JobTread, seguimiento de facturas, organización de inbox y research de productos o vendors. Requiere inglés y español fluido por comunicación con clientes y proveedores bilingües.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar y organizar múltiples inboxes de Outlook, priorizar/flaggear emails y mantener sistema de follow-ups.

• Agendar, reprogramar y confirmar reuniones, llamadas y citas; evitar conflictos y mantener calendarios sincronizados.

• Soporte administrativo diario: seguimiento de documentos, recordatorios, organización de archivos y sistemas de filing digital.

• Preparar resúmenes de mensajes clave, outcomes de reuniones y action items.

• Coordinación interna y comunicación con clientes según indicaciones del liderazgo.

• Research de realtors o contactos relacionados para apoyar operaciones.

• Comunicación bilingüe (inglés/español) por email/chat/teléfono; llamadas ocasionales outbound o de seguimiento.

• Manejar consultas básicas, confirmaciones y traducciones/resúmenes cuando se requiera.

• Trackear prioridades y enviar updates/resúmenes diarios; mantener logs de comunicación y cumplimiento de tareas.

🎯 Requisitos

• 2+ años como Executive Assistant, Administrative Assistant o Business Support VA.

• Bilingüe inglés/español (oral y escrito).

• Excelente comunicación, organización y time management.

• Dominio de Microsoft Outlook (email y calendario).

• Comodidad con llamadas ocasionales y trato con clientes/partners.

• Perfil coachable, adaptable, profesional y confiable; manejo de confidencialidad.

• Tech-savvy en entorno virtual.

• Plus/relacionado: experiencia con JobTread o plataformas similares (CRM/PM).

• Manejo de Gmail, WhatsApp y VoIP (training provisto).

• Microsoft Office y Google Workspace.

• File management: OneDrive, Google Drive o equivalentes.

🗓️ Horario

• 40 horas semanales, lunes a viernes.

• 9:00 AM a 6:00 PM (EST).

🏖️ Beneficios

• No especificados.