El propósito de este puesto es apoyar y controlar actividades como contabilidad (en nivel básico a intermedio), administración de personal y del negocio, cobro a clientes, pago y seguimiento a proveedores, etc., con el fin de cumplir con objetivos de sostenibilidad y productividad financiera y administrativa.

+ Reporta a:

• Directamente: Gerente Financiero Administrativo
• Indirectamente: Gerente Administrativo

+ Responsabilidades:

• Organizar y almacenar los documentos de la empresa (físicos -en caso de ser necesario- o electrónicos), que le sean entregados para su archivo y control, manteniendo esta información a la mano para cuando le sea solicitada.
• Gestionar proveedores: Dar de alta en sistemas, archivar contratos y darle mantenimiento a la Matriz de PIP’S y legal, según la documentación de la USN y requisitos del SGS.
• Gestionar las actividades contables asignadas:
• Documentación y registro de comprobantes contables
• Ejecutar cuentas por cobrar y por pagar
• Facturación (recepción y envío)
• Envío de información a contador externo para declaraciones a Tributación, según le sea asignado por la Gerencia FAD
• Apoyar con coordinación de asuntos administrativos, como giras, viajes, citas, llamadas y gestiones generales para las Gerencias.
• Subir a la sucursal bancaria electrónica los archivos de pago de planillas. Apoyar con el proceso de Pago de Planilla, según se requiera.
• Realizar el reporte de planillas a las instituciones de seguridad social: C.C.S.S., I.N.S.
• Ejecutar el proceso de revisión y pago de incentivos de socios comerciales.
• Es responsable de gestionar y procesar el pago de comisiones de ventas, acorde a los reportes de Ventas y Postventas.
• Ejecutar las actividades asignadas para el proceso interno de Ingreso de personal.
• Ejecutar los procesos de gestión de cobro a socios comerciales y clientes.
• Apoyar con funciones administrativas de Capital Humano, como actualización de información, control de expedientes y documentación de personal en general, entre otros relativos al puesto, conforme se le soliciten.
• Ejecutar los procedimientos de los proyectos que se les asignen, por ejemplo, Nielsen, identificando oportunidades de mejora al proceso y/o proponiendo además acciones correctivas, cuando y como corresponda.
• Atender a las capacitaciones que se le asignen y cumplir con la nota mínima requerida para aprobar cada capacitación, cuando así se requiera.
• Ejecutar las evaluaciones de desempeño que se le asignen, en los periodos establecidos.
• Ejecutar cualquier otra función o rol que, en virtud de las necesidades tecnológicas, operacionales o administrativas, se le asigne vía directriz, comunicación directa o memo, y que no contravenga las funciones propias de su posición laboral en la empresa.
• Cumplir con el rol de Auditor interno, cuando sea requerido y acordado.
• Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, directrices, procesos y/o procedimientos de la organización en todo momento, incluyendo lo requerido por la USN de Gestión de Calidad, para asegurar también el cumplimiento de la norma ISO.

Nivel de escolaridad

Requerido:

• Bachillerato completo (educación media)
• Cursos y/o certificaciones completas en servicio al cliente o secretariado
• Auxiliar en contabilidad

Experiencia en años: 1 a 3 años

Experiencia previa en: Recepción, como asistente administrativo y contable o posiciones similares de servicio al cliente y, preferentemente, con experiencia en atención de central telefónica.

Conocimientos técnicos y/o especializados:

• Productos Logosoft* – Avanzado
• MS Office – Medio
• Contabilidad – Medio
• Servicio al cliente – Avanzado
• Manejo de central telefónica y recepción – Medio-Avanzado

*Estos conocimientos se darán como capacitación interna para el caso de personal de nuevo ingreso a la empresa.

Competencias

• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Resolución de problemas
• Resiliencia
• Análisis de Datos
• Adaptación al cambio
• Priorización y organización

Idiomas: Español, Inglés básico

Disponibilidad: La posición no requiere viajar.

Puede requerirse presencia en días feriados o libres/fines de semana, para lo cual se coordinará con la persona